Aspectos básicos de las pagas extraordinarias para empresas
Las empresas multinacionales están familiarizadas con la paga extra y la paga extraordinaria, que pagan a sus empleados cada año. En algunos países, la paga extraordinaria, a menudo denominada paga extra o decimotercera nómina, es habitual y esperada. En otros, es obligatoria.
La obligatoriedad de la paga extra y la paga extraordinaria complica aún más la gestión de una nómina global ya de por sí compleja. Esto es especialmente cierto cuando una empresa tiene empleados en más de un país donde los empleados esperan estos pagos adicionales, o es necesario para el cumplimiento normativo de la nómina.
¿Qué es la paga extraordinaria?
La decimotercera nómina, y la menos frecuente decimocuarta, son pagas extraordinarias que se abonan cada año y que se basan en el sueldo o salario de un empleado. No se basan en el rendimiento y, cuando son habituales, no se consideran discrecionales.
El nombre de "decimotercera nómina" puede hacer creer a algunos que se paga a final de año, pero no es así. Mientras que en EE.UU. y Europa se abona la paga extra de Navidad, la prima salarial puede estar vinculada a otras fiestas religiosas que no caen a finales de año.
En Brasil, el aguinaldo es obligatorio. Se basa en el salario de diciembre del empleado y se paga en dos plazos iguales. La mitad debe pagarse entre febrero y el 30 de noviembre. La otra mitad se abona antes del 20 de diciembre.
En Austria, la paga extra del 13º mes es habitual, pero los empleados suelen percibir tanto la del 13º mes como la del 14º, equivalente a un mes de salario. Las pagas extraordinarias, que se abonan en verano y a final de año, suelen denominarse pagas de vacaciones o de Navidad.
En Indonesia, la paga obligatoria del decimotercer mes está vinculada a las fiestas religiosas y se denomina Tunjangan Hari Ray o THR (Asignación por Fiestas Religiosas).
La paga extraordinaria anual obligatoria es común en toda América Latina, y muchos países de Europa y Asia también tienen leyes y costumbres que obligan a las empresas a tener en cuenta estas pagas extraordinarias a la hora de fijar la retribución.
Cálculo de la paga extraordinaria
Como es lógico, las leyes y prácticas sobre el decimotercer mes de salario varían de un país a otro, lo que complica el cumplimiento de la normativa sobre nóminas.
Normalmente, el decimotercer mes equivale a un mes de salario, pero no siempre es así. En algunos casos puede equivaler a 15 días o dos semanas. El importe también puede variar en función de la antigüedad del empleado o de su salario medio en los meses anteriores. En algunos países en los que la paga extraordinaria es obligatoria, la bonificación no se exige hasta que la empresa tiene un número determinado de empleados.
El método más habitual para calcular la paga extraordinaria podría ser dividir el salario anual entre los meses trabajados en el año anterior. Normalmente, la ecuación será el salario anual dividido por 12, pero si los meses de servicio del empleado son inferiores a un año, el número de meses trabajados será el número por el que se divida el salario.
Sin embargo, puede ser tan sencillo como dividir el salario bruto por 13. Este método resulta más rentable si la empresa abona una paga extraordinaria no obligatoria.
El cálculo del decimotercer mes de salario incluye las vacaciones pagadas durante el año, así como la baja por maternidad, la baja por enfermedad y las vacaciones pagadas, además de las horas extraordinarias, las comisiones y otros salarios.
Cuando la empresa no paga el aguinaldo
No abonar la paga extra puede desmotivar a los empleados en algunos lugares y acarrear sanciones legales. Todas las empresas deben respetar la legislación laboral local del lugar donde operan. Si el aguinaldo es obligatorio, debe pagarse.
Si la legislación local no lo exige, puede ser habitual y los empleados locales pueden seguir esperándolo. No entender esto puede provocar tensiones en la empresa e incluso litigios. Por ejemplo, en Luxemburgo, la paga extraordinaria no es obligatoria, pero hubo un caso de un empleado que demandó a su empresa porque no le pagaba la paga extraordinaria. El tribunal dio la razón al empleado y condenó a la empresa a pagar una multa.
Superar las dificultades de las pagas extra
Para las empresas con empleados en varios países, puede resultar difícil cumplir las múltiples leyes laborales locales. Cada país tiene sus propias normas y costumbres, y no entenderlas puede acarrear problemas y una pérdida de buena voluntad. Aquí es donde un Employer of Record (EOR) directo puede ser el mejor aliado de una empresa internacional.
Un EOR directo es un experto en legislación laboral local que se ocupa del cumplimiento de las normas locales y las prácticas habituales. El EOR asume la responsabilidad legal de sus empleados en el extranjero en términos de legislación laboral, fiscalidad y nóminas, incluida la paga extraordinaria si procede, y garantiza el cumplimiento en todos los países donde tenga empleados.